El Repte

L'objectiu del projecte és dotar B:SM d'un sistema eficaç perquè els empleats puguin accedir de forma senzilla i efectiva tant a la informació corporativa i personal com a les seves eines corporatives i que puguin compartir continguts, documentació i experiències.

Això suposa superar la idea d'una intranet clàssica i enfocar-se a un sistema integral que elimini els factors de disrupció en el lloc de treball centrant-se en conceptes com: Cloud, Mobilitat, BYOD (accés des del dispositiu de l'usuari), ecosistema de treball (superant el tradicional lloc de treball), múltiples punts de contacte i Now economy (sistema basat en les necessitats definides pel propi usuari).

Amb aquestes premisses es defineix un sistema que ha d'abordar tres elements: 

• CMS (Gestor dinàmic de continguts) per a una publicació i actualització de continguts descentralitzada i senzilla.
• Digital Workplace: per facilitar als usuaris un espai digital on sigui fàcil treballar en equip, donar feedback i col·laborar gestionant informació no estructurada.
• Bussines APPS: per donar accés i permetre la supervisió de les eines específiques de negoci que permeten desenvolupar el treball.

Per definir els requeriments específics de la intranet es van dur a terme sessions en què els usuaris de les diferents àrees i departaments que van expressar les seves necessitats i expectatives perquè el sistema s’enfoqués a elles. 

La Solució d’Infinitum Digital

La solució per a la necessitats i requeriments de B:SM és la creació de B:IN, un nou espai digital de treball i comunicació on s'han integrat totes les eines i aplicatius de treball en una sola eina, àgil i senzilla. Aquesta plataforma unifica totes les funcionalitats de l'antic portal de l'empleat i moltes altres en un entorn intuïtiu, atractiu i dinàmic, amb una nova organització de continguts, basada en les necessitats individuals, col·lectives i per rols, que es divideix en quatre grans àrees: Corporativa , Les nostres coses, Les meves coses i Racó del Manager. 

Aquesta plataforma s'ha desenvolupat implementant tècniques i eines que donen resposta als requeriments específics:

• Autenticació corporativa: un nou sistema Single Sign On sense usuari i contrasenyes per accedir a la intranet. Tan sols accedint a l'ordinador, el sistema et reconeix i et loguea directament a la intranet B: IN.
• Profiling corporatiu: el lloc de treball es personalitza obtenint les dades de l'perfil de Meta4, de manera que el sistema identifica la divisió (o divisions) a què pertany el membre de B: SM, el seu paper empresarial, les seves dades de RRHH i si rol dins de la intranet (administrador, editor, usuari).
• Integracions:
  • RRHH: Meta4 és l'aplicació de RRHH per gestionar les necessitats dels empleats i les nòmines. A la secció Les meves coses, els empleats poden realitzar gestions a través d'aquest apartat (demanar vacances, veure nòmines, etc.). A la secció El Racó del Manager els responsables poden validar i supervisar les demandes dels usuaris: vacances, formació, avaluacions i petició de noves vacants.
  • Office 365 (Digital Workplace): integració d'aplicacions de treball compartit com Outlook, Teams o Yammer amb notificacions en temps real.
  • Moodle: sistema de formació Campus B: SM amb notificacions i calendaris.
  • Calendari: Totes les agendes (Outlook, Campus B: SM i Visual Pla) unificades en un únic calendari.
  • Alertes: el sistema permet la creació d'alertes per informar en temps real de les incidències o informacions urgents i rellevants de l'activitat de B: SM.
• Flexibilitat i control editorial:
  • Personalització de la informació: s'han personalitzat els continguts per Unitats de negoci, distingint cada perfil segons la divisió a la qual pertany i creant landings de negoci a través de l'Page Builder per personalitzar el seu propi espai a la intranet.
  • Full multimèdia: diferents plantilles i formats de maquetació de la B: IN perquè els editors i administradors puguin publicar pàgines més atractives i amb recursos visuals per categoritzar la informació i destacar la més rellevant.
  • Descentralització de la publicació: diversos rols amb diversos permisos de publicació: Administradors globals (2), Administradors de continguts (4), Editors de negoci / divisió (30).
  • Empoderament d'editors i àrees: els editors poden publicar notícies en les seves landings de negoci i destacar-les a la home de B: SM
  • Control editorial: fluxos de treball de gestors i administradors i workflows de validacions de notícies destacades.
• Analítica web: S'ha integrat Google Analytics, amb una configuració personalitzada en funció de les necessitats de les diferents divisions, amb l'objectiu de recollir els indicadors més rellevants per a la companyia.
• Alta disponibilitat: a través d'una topologia clusteritzada s'ofereix una alta disponibilitat d'accés tot i la gran quantitat d'usuaris connectats.